Datenspeicherung, Löschung und Anonymisierung
Diese Richtlinie erläutert, wie lange personenbezogene Daten, die im Rahmen der Plattform durch die Visual Memory Works GmbH („VMW“) verarbeitet werden, gespeichert werden und unter welchen Voraussetzungen sie gelöscht oder anonymisiert werden.
SPEICHERDAUER
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Dabei werden die im anwendbaren Recht vorgesehenen Aufbewahrungsfristen berücksichtigt. Für die wichtigsten Datenarten gilt:
- Konto und Kundeninhalte: Sie werden gespeichert, solange das Konto aktiv ist. Wird das Konto beendet, wird der Zugang geschlossen und die Löschung ohne Verzögerung durchgeführt. Konto und Kundeninhalte werden spätestens innerhalb von 30 Tagen aus den aktiven Systemen und aus den zugehörigen Backups entfernt. Bei einer Wiederherstellung aus einem Backup dürfen bereits gelöschte Daten nicht wieder nutzbar gemacht werden.
- KI-Chatverlauf: Soweit erforderlich, wird der Verlauf einer Unterhaltung höchstens sechs Monate ab der letzten Interaktion in dieser Unterhaltung gespeichert. Danach wird er gelöscht oder tatsächlich anonymisiert. Berechtigte Anträge auf frühere Löschung werden gesondert geprüft.
- Rechnungen und Buchungsunterlagen: Sie werden für die Dauer der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert. Gesetzliche Pflichten und konkrete Rechtsstreitigkeiten werden jeweils mit ihren eigenen erforderlichen Fristen behandelt; sie rechtfertigen nicht, sämtliche Kontoinhalte aufzubewahren.
- Supportkorrespondenz und technische Protokolle: Sie werden so lange gespeichert, wie es für die Bearbeitung, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit erforderlich ist; danach werden sie gelöscht oder anonymisiert. Dafür gilt keine feste Frist. Die Supportziele von 24 und 48 Stunden sind Antwortziele und keine Speicherfristen.
Die Speicherdauer von Daten, die Kundinnen und Kunden auf die Plattform hochladen, richtet sich nach dem jeweiligen Konto; für diese Daten sind die jeweiligen Unternehmen Verantwortliche, und VMW verarbeitet sie als Auftragsverarbeiterin nach deren Weisungen. Mit der Beendigung des Kontos gilt die Löschfrist von 30 Tagen.
LÖSCHUNG UND ANONYMISIERUNG
Personenbezogene Daten werden gelöscht, vernichtet oder anonymisiert, wenn
- der Zweck, der ihre Verarbeitung erfordert, entfallen ist,
- die im anwendbaren Recht vorgesehene Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist oder
- ein berechtigtes Löschverlangen der betroffenen Person vorliegt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr besteht.
Löschungen werden nach bestimmten technischen Verfahren durchgeführt, wobei die Systemarchitektur und die Backup-Prozesse berücksichtigt werden.
KONTOLÖSCHUNG UND BEENDIGUNG DES DIENSTES
Wenn Nutzende ihr Konto beenden, wird der Zugang zum Konto geschlossen und die Löschung ohne Verzögerung durchgeführt. Das Konto und die Kundeninhalte werden spätestens innerhalb von 30 Tagen aus den aktiven Systemen und aus den zugehörigen Backups entfernt.
Einzelne Daten können länger aufbewahrt werden, soweit eine gesetzliche Pflicht (zum Beispiel handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung von Rechnungen) oder ein konkreter Rechtsstreit dies für diese Daten erfordert. Diese Aufbewahrung beschränkt sich auf die jeweils betroffenen Unterlagen und ist kein Grund, weitere Konto- oder Kundeninhalte zu behalten.
BACKUPS UND LÖSCHPROZESSE
Systemsicherungen werden zur Sicherstellung der Dienstkontinuität erstellt. Gelöschte Daten werden innerhalb der Frist von 30 Tagen auch aus den zugehörigen Backups entfernt. Bei einer Wiederherstellung aus einem Backup werden bereits gelöschte Daten nicht wieder nutzbar gemacht.
KI-CHATVERLAUF
Der Verlauf von Unterhaltungen mit den KI-Funktionen wird, soweit erforderlich, höchstens sechs Monate ab der letzten Interaktion in der jeweiligen Unterhaltung gespeichert und danach gelöscht oder tatsächlich anonymisiert. Berechtigte Anträge auf frühere Löschung werden gesondert geprüft.
Der Chatverlauf wird für drei Zwecke unterschieden: (1) zur Bereitstellung und Fortführung des Dienstes (zum Beispiel damit eine Unterhaltung im Zusammenhang bleibt), (2) zur Fehleranalyse und Qualitätsverbesserung sowie (3) zum Training von KI-Modellen.
Zu (2): Soweit VMW Chatinhalte zur Fehleranalyse und Qualitätsverbesserung nutzt, geschieht dies nicht pauschal und nicht unbegrenzt für alle Unterhaltungen, sondern nur zu diesem konkreten Zweck, soweit es dafür erforderlich ist, und auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dabei wird vorab geprüft, ob das Ziel auch mit anonymisierten oder nicht personenbezogenen Daten erreichbar ist; wo das möglich ist, werden Daten tatsächlich anonymisiert. Unsere Interessen werden gegen Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten abgewogen. Sie können dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nach Art. 21 DSGVO widersprechen.
Zu (3): Wir verwenden personenbezogene Chatinhalte nicht zum Training von KI-Modellen. Sollte eine solche Nutzung künftig in Betracht kommen, informieren wir vorher gesondert und stellen die erforderliche Rechtsgrundlage sicher. Ob Anbieter von KI-Funktionen Eingaben nach ihren eigenen Bedingungen zu eigenen Zwecken nutzen, richtet sich nach dem genutzten Dienst und der Konfiguration; Einzelheiten beschreiben die Anbieter in ihren Datenschutzhinweisen.
ANFRAGEN BETROFFENER PERSONEN
Betroffene Personen können nach Maßgabe der DSGVO die Löschung ihrer Daten verlangen (Art. 17 DSGVO). Diese Anfragen werden unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und technischer Beschränkungen geprüft. Betrifft die Anfrage Daten, für die ein Unternehmen als Kundin oder Kunde Verantwortlicher ist, leitet VMW die Anfrage an dieses Unternehmen weiter, soweit erforderlich.
Anfragen richten Sie bitte an die Visual Memory Works GmbH, Elbestraße 10, 45768 Marl, Deutschland, E-Mail: erguen.kalayci@visualmemoryworks.de (Ansprechpartner für Datenschutzanfragen: Prof. Ergün Kalaycı). Weitere Informationen enthält das Dokument „Anfragen zu personenbezogenen Daten – Auskunft, Berichtigung, Export, Löschung“. Ihnen steht zudem das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu.
ÄNDERUNGEN
Diese Richtlinie kann bei Gesetzesänderungen oder Aktualisierungen der Systeminfrastruktur angepasst werden. Der jeweils aktuelle Text gilt ab dem Tag seiner Veröffentlichung.