Datenschutzhinweise nach DSGVO

Stand: 19. Oktober 2026

Diese Datenschutzhinweise nach DSGVO geben Ihnen eine Kurzübersicht nach Art. 13 DSGVO. Sie sind eigenständig lesbar; ausführliche Angaben enthält die Datenschutzerklärung, Besonderheiten für Kontakt- und Supportformulare enthalten die Datenschutzhinweise für Kontakt- und Supportanfragen.

VERANTWORTLICHE

Verantwortliche ist die Visual Memory Works GmbH („VMW“), Elbestraße 10, 45768 Marl, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Ilker Secaat KARA (Amtsgericht Gelsenkirchen, HRB 18062). CXR App wird von der Visual Memory Works GmbH („VMW“) angeboten und betrieben. Sie ist Ihr Ansprechpartner für Vertrieb, Abrechnung, Zahlungsabwicklung und Support.

Ansprechpartner für Datenschutzanfragen: Prof. Ergün Kalaycı, E-Mail: erguen.kalayci@visualmemoryworks.de. Er nimmt Anfragen zum Datenschutz für die Visual Memory Works GmbH entgegen. Mit dieser Funktion ist keine förmliche Benennung als Datenschutzbeauftragter im Sinne von Art. 37 DSGVO verbunden.

Telefon: +49 2365 5033557.

ZWECKE UND RECHTSGRUNDLAGEN

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, insbesondere Identitäts- und Kontaktdaten, Konto- und Abonnementdaten, Rechnungsdaten, Nutzungsdaten, technische Protokolle und Ihre Nachrichten, für folgende Zwecke:

• Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage sowie Erbringung und Abrechnung der Dienste, soweit dies der Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen dient: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Bearbeitung sonstiger Anfragen, Gewährleistung der Sicherheit sowie Verbesserung der Dienste auf Grundlage unserer berechtigten Interessen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zum Beispiel handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
• Verarbeitungen, die eine Einwilligung erfordern: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Die Verarbeitung Ihrer Kontakt- und Supportanfrage beruht nicht auf einer Einwilligung.

Stellen Unternehmen eigene Kundendaten in ihre Apps ein, sind diese Unternehmen Verantwortliche; VMW verarbeitet diese Daten als technische Dienstleisterin und Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO. Die Rolle des jeweiligen Unternehmens wird gesondert beurteilt.

EMPFÄNGER UND DRITTLÄNDER

Wir geben Daten nur an Dienstleister weiter, soweit dies für Hosting, Zahlungsabwicklung, Kommunikation oder KI-Funktionen erforderlich ist und diese Dienste tatsächlich genutzt werden. Dazu gehören Hetzner (Hosting in Deutschland nach Abschluss der geplanten Umstellung der Anwendungen), Stripe (Zahlungsabwicklung für Zahlungen an VMW) sowie für KI-Funktionen OpenAI, Anthropic und Google.

Die Rolle der Dienstleister im Datenschutz hängt von der jeweiligen Verarbeitung ab. Hosting-, E-Mail- und vergleichbare Infrastrukturdienstleister handeln in der Regel als Auftragsverarbeiter im Auftrag und nach Weisung von VMW (Art. 28 DSGVO). Anbieter von KI-Funktionen können je nach Dienst und Konfiguration Auftragsverarbeiter oder für eigene Zwecke eigenständige Verantwortliche sein. Zahlungsdienstleister wie Stripe verarbeiten Zahlungsdaten teils im Auftrag ihrer Geschäftskunden, teils als eigenständige Verantwortliche für eigene Zwecke, etwa zur Betrugsprävention oder zur Erfüllung eigener rechtlicher Pflichten; Einzelheiten beschreiben die Anbieter in ihren Datenschutzhinweisen (für Stripe: Stripe Privacy Center). Übermittlungen in Länder außerhalb der EU/des EWR erfolgen nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

Zur Abwicklung der Zahlungen für das CXR-Abonnement und gegebenenfalls die Einrichtung verarbeiten wir Angaben wie Transaktionskennung, Betrag, Währung, Zahlungs- und Erstattungsstatus sowie Rechnungsdaten. Vollständige Kartennummern und vergleichbare Zahlungsmitteldaten sollen unmittelbar beim Zahlungsdienstleister erfasst und nicht auf Systemen der VMW gespeichert werden. Die datenschutzrechtliche Rolle des Zahlungsdienstleisters ist nicht für jeden Vorgang dieselbe.

Die Informationswebsite wird auf einem Webserver in der Türkei betrieben. Da für die Türkei kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO besteht, richtet sich die Verarbeitung der Zugriffsdaten auf dem Webserver in der Türkei nach Art. 46 oder Art. 49 DSGVO. Auf Anfrage teilen wir Ihnen mit, welche Garantie für diese Übermittlung besteht.

Für KI-Funktionen können Dienste von OpenAI, Anthropic und Google eingesetzt werden. Vertragspartner, Verarbeitungsorte und Übermittlungsgrundlagen richten sich nach dem tatsächlich genutzten Dienst und den Vertragsbedingungen des jeweiligen Anbieters. Dass die Anwendungen auf Servern in Deutschland betrieben werden sollen, bedeutet nicht, dass alle KI-Verarbeitungen in Deutschland stattfinden; sie können auch außerhalb Deutschlands und außerhalb der EU bzw. des EWR erfolgen. Eine solche Übermittlung erfolgt nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

SPEICHERDAUER

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Kurzübersicht:

• Konto und Kundeninhalte: Sie werden gespeichert, solange das Konto aktiv ist. Wird das Konto beendet, wird der Zugang geschlossen und die Löschung ohne Verzögerung durchgeführt. Konto und Kundeninhalte werden spätestens innerhalb von 30 Tagen aus den aktiven Systemen und aus den zugehörigen Backups entfernt. Bei einer Wiederherstellung aus einem Backup dürfen bereits gelöschte Daten nicht wieder nutzbar gemacht werden.
• KI-Chatverlauf: Soweit erforderlich, wird der Verlauf einer Unterhaltung höchstens sechs Monate ab der letzten Interaktion in dieser Unterhaltung gespeichert. Danach wird er gelöscht oder tatsächlich anonymisiert. Berechtigte Anträge auf frühere Löschung werden gesondert geprüft.
• Rechnungen und Buchungsunterlagen: Sie werden für die Dauer der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert. Gesetzliche Pflichten und konkrete Rechtsstreitigkeiten werden jeweils mit ihren eigenen erforderlichen Fristen behandelt; sie rechtfertigen nicht, sämtliche Kontoinhalte aufzubewahren.
• Supportkorrespondenz und technische Protokolle: Sie werden so lange gespeichert, wie es für die Bearbeitung, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit erforderlich ist; danach werden sie gelöscht oder anonymisiert. Dafür gilt keine feste Frist. Die Supportziele von 24 und 48 Stunden sind Antwortziele und keine Speicherfristen.

Einzelheiten zu allen Datenarten enthalten die Datenschutzerklärung und das Dokument „Datenspeicherung, Löschung und Anonymisierung“.

IHRE RECHTE

Sie haben, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt. Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben; ohne die für die Bearbeitung nötigen Angaben können wir Ihre Anfrage jedoch gegebenenfalls nicht beantworten.

KI-Ergebnisse sollten von den Nutzenden vor der Verwendung geprüft werden. Sollten automatisierte Entscheidungen stattfinden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, werden diese gesondert erläutert.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an erguen.kalayci@visualmemoryworks.de (Ansprechpartner für Datenschutzanfragen: Prof. Ergün Kalaycı).

BESCHWERDERECHT

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für VMW ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Telefon +49 211 38424-0, E-Mail poststelle@ldi.nrw.de, www.ldi.nrw.de.