Welche Informationen brauchen Sie vom Kunden für ein Eventangebot?

Am Anfang des Angebots steht die Kundenanfrage

Für ein Eventangebot genügen ein Datum und eine Telefonnummer möglicherweise nicht. Eine Hochzeit, eine Firmenveranstaltung oder eine Abschlussfeier haben unterschiedliche Anforderungen. Wenn Sie die Angaben, die Sie vom Kunden erfragen, nach Eventart gliedern, wird der Umfang des Angebots klarer.

Erfassen Sie in der ersten Phase Eventart, Datum oder Zeitraum, geschätzte Personenzahl und Kontaktdaten. Gehen Sie danach zu Location, Menü und Leistungsoptionen über. Der Kunde sollte Bereiche angeben können, über die er noch nicht entschieden hat; halten Sie eine unklare Präferenz nicht so fest, als wäre sie bereits verbindlich.

Leistungen genauer beschreiben

Der Umfang von Leistungen wie Foto- und Videoaufnahmen, Dekoration, Musik, technischer Ausstattung oder Transport kann unterschiedlich sein. Die Auswahl des Kunden über Optionen zu erfassen, statt sie nur in einem Freitextfeld zu belassen, erleichtert beim Erstellen des Angebots den Vergleich.

Geben Sie im Angebot an, welche Leistungen enthalten und welche zusätzliche Optionen sind. Erläutern Sie verständlich, welche Positionen neu kalkuliert werden, wenn sich Uhrzeit, Personenzahl oder Umfang ändern.

Eventix ist die CXR-App, mit der Kunden ihre Eventwünsche über Vorlagen Ihres Unternehmens übermitteln und der Prozess vom Angebot bis zur Zahlungsverfolgung gesteuert wird. Private und geschäftliche Events lassen sich mit unterschiedlichen Informationsfeldern abbilden.

Planen Sie auch den Ablauf nach dem Angebot

Dass ein Angebot erstellt wurde, bedeutet nicht, dass die Reservierung abgeschlossen ist. Die Freigabe durch den Kunden, die Verfügbarkeit des Eventtermins im Kalender des Unternehmens, die Anzahlung und die Restzahlung sind getrennte Schritte. Verfolgen Sie in jeder Phase, welcher Vorgang erledigt und welcher noch offen ist.

Wenn mehrere Mitarbeitende tätig sind, sollte klar sein, wer die Anfrage betreut. Machen Sie den überarbeiteten Umfang erneut sichtbar, damit frühere Entscheidungen nicht verloren gehen, wenn der Kunde Änderungen wünscht.

Trennen Sie den Bedarf nach dem Event

Der Angebots- und Reservierungsprozess eines Events und das Sammeln der Fotos sind unterschiedliche Aufgaben. Wenn Sie Fotos und Videos der Eventteilnehmer sammeln möchten, kann Momento als eigene Lösung in Betracht gezogen werden.

Eine vollständige Anfrage ist ein Anfang, der verhindern kann, dass das Unternehmen den Kunden immer wieder anrufen muss. Sehen Sie sich Eventix an.